Школа главбуха госучреждения
Конспект из программы «Учет расчетов с дебиторами»
Урок №1: Как рассчитываться с подотчетниками
Многих бухгалтеров волнует вопрос, о том, как рассчитываться с подотчетниками, по этому мы открыли конспект урока из Школа Главбуха для бюджетных учреждений, который поможет разобраться в этом вопросе прямо сейчас.
Деканат Школы Главбуха госучреждения
Важно помнить:
Пока сотрудник не отчитается за аванс, полученный ранее, нельзя выдать ему новые деньги под отчет. При этом нужно проверить, на те ли цели работник потратил средства. Как правильно составить авансовый отчет, какие документы
к нему приложить, на что обратить внимание при работе с подотчетниками, расскажем в уроке.
Как выдать деньги
Выдавать наличные под отчет можно, даже если сотрудник не погасил задолженность по прошлому авансу.
Но только если срок отчета по такому авансу еще не наступил. Например, если товары стоят дороже и подотчетных средств не хватает, или когда сотрудника направили в новую командировку до истечения срока отчета по первой и т. д. Это установлено пунктом 214 Инструкции № 157н, пунктом 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.
Как будете выдавать деньги сотрудникам под отчет, утвердите в учетной политике.

Какие есть варианты>>
Как отчитаться за аванс
По израсходованным суммам сотрудник представляет в бухгалтерию Авансовый отчет (ф. 0504505) с приложением оправдательных документов. Например, подтвердить расходы можно:
· кассовым и товарным чеками; билетами;
· бланками строгой отчетности;*
· документами, подтверждающими факт принятия материальных ценностей на склад учреждения от подотчетного лица;
· накладными, счетами-фактурами и пр.
Задолженность подотчетных лиц по авансам, выданным в иностранных валютах, учитывается в рублевом эквиваленте. Его нужно рассчитать на дату выдачи денег под отчет. Впоследствии нужно переоценить расчеты по авансу. Это делается:
· на дату возврата сотрудником ранее полученных сумм;
· дату утверждения отчета (формирования регистра бухучета).
Возникшие при расчете курсовые разницы относятся на финансовый результат. Об этом сказано в пунктах 13, 215 Инструкции № 157н.

Узнать больше
Что делать, если сотрудник вовремя
не отчитался
Задолженность можно удержать из его зарплаты (абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК).
Решение об удержании принимает руководитель учреждения. Он должен издать приказ об этом не позднее месяца со дня окончания срока возврата аванса. Сотрудник должен быть согласен с основаниями и размером удержания. Согласие запросите в письменной форме. Сотрудник может сделать отметку непосредственно на приказе. В противном случае взыскать задолженность можно только через суд.
Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов (ст. 138 ТК).

Посмотреть пример
Совет:
Не включайте список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет, в учетную политику. Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить изменения
в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях (ч. 6 ст. 8 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Примеры из практики
Как удержать из зарплаты неизрасходованные подотчетные деньги, которые сотрудник не вернул в срок
Как выдать деньги под отчет
на покупку
Как перечислить командированному сотруднику безналичные деньги
Типовые проводки для бюджетных учреждений
Типовые проводки для автономных учреждений
Образец проведения расчетов
с подотчетными лицами
Файлы для скачивания